Wann tun Sie's?

Atos tut es, Henkel tut es auch. Immer mehr große Firmen werden auf das Problem aufmerksam, dass E-Mails die Produktivität ihrer Mitarbeiter mitunter beträchtlich einschränken. Daher werden auch dort neue Ansätze gesucht, wie man der Flut Herr werden kann und sich sein Postfach und seine produktive Zeit zurück erobert.

Bei Atos wurde besonders rigoros durchgegriffen. In 18 Monaten soll dort E-Mail als Kommunikationsmittel ausgedient haben und an dessen Stelle tritt das, was man wohl eine Social Business Plattform nennen könnte - im verlinkten Artikel als Mischung aus Facebook und Twitter beschrieben. Ebenso wird bei Henkel versucht, zumindest über die Feiertage hinweg die E-Mail Last zu verringern. Kasper Rorsted erklärt markig und nachvollziehbar, dass besonders auch in Konzernen zuviel gemailt wird. Im Interview mit der FAZ findet er dafür klare Worte:

"Nur weil sich irgendjemand irgendwo langweilt und Aktivität zeigen will, muss ich keine Mails lesen. Das ist auch eine Frage des fehlenden Respekts, womit man Leute behelligt."

Tatsächlich werden E-Mails oft aus jenem Grund geschrieben, um eine Sache möglichst flott wieder vom eigenen Tisch zu haben. Ob das schlussendlich zur Produktivität führt oder eben doch nur zum Herumgeschiebe der Verantwortlichkeit, kann jeder für sich selbst entscheiden.

Tatsache ist, dass es mittlerweile, neben überdominanten E-Mails auch andere, schlankere und schnellere Wege gibt, sich mit den relevanten Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten zu einem Thema abzustimmen. Dazu zählen Instant Messaging, Twitterartige Ansätze, Foren, Blogs, Wikis und vieles mehr. Für jede Anforderung E-Mail zu verwenden entspräche einem Handwerker, der alle seine Arbeiten mit einem Hammer erledigt, auch wenn eine Zange oder ein Schraubenzieher wesentlich praktischer wären.

Wie steht es mit Ihnen? Haben Sie sich schon überlegt, wie Sie sich Ihre Zeit und Ihr Mailfach zurück erobern?

Stirbt E-Mail?

In Zeiten des Umbruchs wird gerne mal der Tod einer alternden Technologie verkündet. Genauso schnell ist dann die andere Seite damit, zu verkünden, dass ebenjener Tod nun doch nicht so schnell eintreten wird. Dabei stellt sich die Frage, warum denn immer alles alte sterben muss, nur weil etwas neueres nachkommt? DerStandard.at hat einen Artikel veröffentlicht, in dem der Tod der E-Mail aufgegriffen wird und erklärt wird, warum denn nun E-Mail stirbt - oder eben, warum genau sie nicht so schnell sterben wird.

Die E-Mail als solches zu beerdigen ist etwas, was man sich derzeit nicht vorstellen kann, gerade in dem Umfang, in dem sie heute immer noch genutzt wird. Zwar plagen uns jeden Tag die Geister der E-Mail, seien es die Spamflut oder aber auch die CC- und BCC-Wut; alles und wirklich jeder im Unternehmen muss über alles informiert sein. Dabei driftet der versionierte Wissenstand regelmäßig auseinander und mit der Explosion der Kopienempfänger wird es mit der Zeit unmöglich, die letztlich relevante Version und den eigentlichen Status einer Konversation zu überblicken.

Da haben uns soziale Netzwerke gezeigt, dass es auch anders geht. Wenn man die Information nämlich zentral ablegt und diese damit zur Hol- statt Bringschuld wird, elminiert sich dabei das Problem der klassischen "Versionsangst". Und wenn ich mir nicht mehr sicher bin, was denn der letzte Stand der Diskussion oder eines Dokumentes war, sehe ich einfach dort wieder nach. Es ist immer noch alles am selben Platz, neue Inhalte haben sich vielleicht zu den mir bereits bekannten dazugesellt. Nun wettert der Standard, dass diese neuen, sozialen Netzwerke eben keinen offenen, etablierten Standard bieten, in dem man von jeder Ecke aus am Austausch teilnehmen kann. Genau darin liegt die Stärke von E-Mail - es ist ein universales System, optimal verbreitet und praktisch immer und überall zugänglich. Sich genau diese Stärke zunutze zu machen wir den sozialen Netzwerken angekreidet - besonders wenn es um den Austausch zwischen den einzelnen Netzen geht. Dabei stellt sich die Frage, warum es denn das eine oder das andere sein muss?

Relevante Information - oder Content - sollte zentral liegen - versioniert - und sollte nicht durch Weiterleitungen oder sonstiges unnötig dupliziert werden. E-Mail als Benachrichtigungsdienst einzuspannen ist dabei genau der richtige Schritt. So nutzt man die bereits vorhandene Struktur, die Inhalte bleiben leicht zugänglich. Später kann man selbstverständlich über direktere und bessere Möglichkeiten zur Benachrichtigung über veränderte und neue Inhalte nachdenken. Einige Netzwerke bieten das auch schon (bspw. durch Push - Nachrichten auf Mobiltelefonen).

Die E-Mail ist nicht tot und sie wird auch nicht sterben - genauso wenig wie das Fax tot ist oder sterben wird, oder der klassische Anruf. Sie wird nur ihre Vormachtstellung in der Kommunikation verlieren, weil sie nicht für jede Art Inhalt geeignet ist. Bei manchen Inhalten ist sie sogar stark kontraproduktiv. Sie wird sich einreihen, neben allen anderen Möglichkeiten, mit Menschen zu kommunizieren und damit an ihren rechten Platz im Werkzeugkasten der Kommunikation zurückkehren.